Arbeidsgivers aktivitets- og redegjørelsesplikt gjelder for alle universiteter, høyskoler og forskningsinstitutter i Norge. For forskningsinstitutter som har mellom 20 og 50 ansatte, gjelder utvidet aktivitets- og redegjørelsesplikt dersom en av partene krever det.  Private institutter med færre enn 20 ansatte er kun omfattet av den generelle plikten til å hindre diskriminering og fremme likestilling.
Likestillingsplikten i offentlig sektor (LOS-plikten) gjelder for alle universiteter og høyskoler i Norge - både private og offentlige. Når det gjelder forskningsinstitutter, vil organisasjonsform og forskningsinstituttets art avgjøre om de faller inn under loven. 

• Les mer

Mye av arbeidet knyttet til aktivitets- og redegjørelsesplikten gjøres allerede i forbindelse med arbeidet med handlingsplaner. Det er også et godt tips å se på det arbeidet som gjøres i forbindelse med lønnsforhandlinger, rekruttering, kompetanseutvikling, tilretteleggingstiltak og lignende. Gjør dere lønnskartelegginger fordelt på kjønn i forbindelse med lønnsforhandlinger? Har dere spørsmål om likestilling i medarbeiderundersøkelsen? Har dere regler for varsling?

Dette er de vanligste datakildene:

Database for statistikk om høyere utdanning (DBH):

• Database for statistikk om høyere utdanning (DBH) gir nøkkeltall for universitetenes og høyskolenes virksomhet.
• På DBHs nettsider finner du også oversikt over stillingskodene som er tilknyttet stillingskategorier.
• DBH har også nylig samlet statistikk som skiller på kjønn. «Kjønn» er også lagt inn som eget valg i menyen for statistikk. DBH har ikke data om lønn, midlertidighet og sykdom som kategori per i dag. Sykdom, fødselspermisjon og lønnsforskjeller rapporteres bare lokalt. https://dbh.hkdir.no/tall-og-statistikk/statistikk-meny/kjonn

NIFU:

• Kjønnsbalansen i instituttsektoren
• FoU-statistikkbanken (spesielt mangfoldsstatistikk og nøkkeltall for forskningsinstitutter)

Interne datakilder:

• Interne økonomi-, lønns- og personaldatasystemer som for eksempel SAP og BOTT-samarbeidets HR- og lønnssystemer
• Data innsamlet fra institutter eller fakulteter
• Data innsamlet i forbindelse med lønnsforhandlinger, rekruttering, kompetanseheving og tilretteleggingstiltak
• Data innsamlet i forbindelse med utvikling av handlingsplaner
• Se også mulige kartleggingskilder i forbindelse med hvordan kartlegge etnisitet, religion, livssyn, seksuell orientering mv. 

På institusjoner med flere fakulteter og institutter, kan det ha noe å si hvor du henter inn data fra. Det er viktig å dele opp på et nivå som sier noe om kjønnsskiller. Poenget er å bruke tallene bevisst for å synliggjøre forskjeller. Et fakultet med for eksempel en høy kvinneandel på to institutter, og høy mannsdel på tre institutter, vil få et greit gjennomsnitt på toppnivå.

Trinn 1: Kartlegge risikoer eller andre hindre

Ofte er første trinn i kartleggingsarbeidet å avdekke forhold som kan føre til diskriminering eller hindre likestilling. Undersøk både konkrete og mer usynlige hindre som holdninger, fordommer og strukturer. Ta for deg hele ansettelsesforholdet: I hvilke situasjoner er det risiko for at diskriminering kan skje? Kartlegg risiko sammen med tillitsvalgte og tilsatte. Kartleggingen bør skje på virksomhetsnivå, og ikke individnivå. Undersøkelser bør, så langt det er mulig, heller ikke innbefatte registrering av personopplysninger.

Eksempler på mulige risikoer/hindre:

• Unødvendige språkkrav i utlysningsteksten
• Rekruttering gjennom uformelle kanaler/nettverk/bekjentskaper
• Lokaler uten tilkomst for bevegelseshemmede
• Manglende kunnskap om tilrettelegging
• Mannsdominerte/kvinnedominerte avdelinger
• Røff omgangstone
• Overvekt av ett kjønn ved deltidsarbeid

Etter å ha identifisert mulige risikoer/hindre, bør man deretter vurdere om det i institusjonen er sannsynlig at de enkelte risikoene/hindrene oppstår og hvor alvorlige de er. Vurder hvilke barrierer rammer flest mennesker, eller hvilke situasjoner som kan forekomme oftest og få konsekvenser for likestilling/diskriminering i deres institusjon. 

I Bufdirs veileder: Aktivitetsplikt – slik gjør dere det finner du konkrete eksempler og spørsmål tilknyttet alle temaene dere skal jobbe med.

Trinn 2: Vurdere årsaker til identifiserte risikoer/hindre

Institusjonen skal vurdere årsakene til risikoene eller de hindre som er identifisert under trinn 1. Å avdekke årsakene til funnene som er gjort, gir bedre grunnlag for å velge tiltak som fungerer. Eksempler på spørsmål som kan stilles for å avdekke årsaker er:

• Har institusjonen retningslinjer, rutiner, goder og systemer som direkte eller indirekte virker diskriminerende?
• Hvorfor er det ulik kjønnsfordeling mellom heltids- og deltidsansatte?
• Foreligger det en kultur som hindrer likestilling?
• Er det lønnsforskjeller som har sammenheng med diskrimineringsgrunnlag?

Trinn 3: Iverksettende tiltak

Institusjonen skal iverksette forebyggende, egnede og relevante tiltak for å bidra til økt likestilling og hindre diskriminering og trakassering. Hvilke tiltak dette skal være, må vurderes konkret ut fra de forholdene som er avdekket under trinn 1 og 2. Det er ikke et krav om at institusjonen skal iverksette uforholdsmessig kostbare tiltak. Det må foretas en avveiing av viktigheten av tiltaket opp på institusjonens ressurser. Har risikoen lav sannsynlighet eller konsekvens, trengs det ikke å iverksettes tiltak.

Eksempel på tiltak tilknyttet likestilling:

• Krav til samarbeidende rekrutteringsbyråer om at begge kjønn skal være representert som finalekandidater til lederstillinger
• Strukturerte lederprosesser som skal ivareta kvinnelige talenter ved lederskifte og ansettelser
• Gjennomgå kriteriene for karriereutvikling og lederstillinger i bedriften og om disse er ulike for mannlige og kvinnelige ansatte
• Deltakelse på mentorordninger og kurs for kvinnelige ledere/lederkandidater
• Arrangere temadag om kvinner og karriere
• Foreta en gjennomgang av det årlige lønnsoppgjøret for å avdekke eventuelle lønnsforskjeller tilknyttet kjønn
• Tilrettelegge for at ansatte kan kombinere arbeidet med familieliv, for eksempel fleksible arbeidstidsordninger, mulighet for hjemmekontor, barnehageplasser o.l.
• Tiltak for å hindre seksuell trakassering

Tiltak knyttet til nedsatt funksjonsevne, etnisitet, religion, livssyn og seksuell orientering:

• Fysisk tilrettelegging på arbeidsplassen for personer med nedsatt funksjonsevne. Universell utforming
• Oppfordre personer med innvandrerbakgrunn til å søke på ledige stillinger, og innkalle kvalifiserte søkere fra de aktuelle gruppene til intervju
• Oppfordre personer med nedsatt funksjonsevne til å søke på ledige stillinger, og innkalle kvalifiserte søkere fra de aktuelle gruppene til intervju
• Tilby sommerjobber og arbeidstrening for personer med innvandrerbakgrunn
• Gi opplæring til ledere om temaet mangfold på arbeidsplassen
• Gjennomgå kriteriene for karriereutvikling og lederstillinger
• Tiltak for å sikre like avansemuligheter
• Opplæringstiltak som er tilrettelagt for alle ansatte

Det bør utpekes ansvarlige for de ulike tiltakene og settes en tidsfrist for tiltakene.

Ved rapportering på tiltak, ta med status for tiltaket, bakgrunn, målsetting, målgruppe, forankring, ansvarlig og resultat.

Trinn 4: Evaluere resultatet

Institusjonen skal evaluere tiltakene etter at disse har virket en stund. Har tiltakene virket etter hensikten? Er det behov for nye tiltak?

Samarbeid med tillitsvalgte

Arbeidet med å fremme likestilling og hindre diskriminering skal skje løpende og bedriften skal involvere de tillitsvalgte i arbeidet. Det er viktig at de tillitsvalgte gis tilstrekkelig informasjon til å kunne gi innspill. De ansattes representanter sikres mulighet til å delta og påvirke ved planlegging og evaluering av lønnskartleggingen.

Dokumentasjonsplikt og opplysningsplikt

Alle arbeidsgivere har en plikt til å skriftliggjøre eller på annen måte dokumentere likestillingsarbeidet og en plikt til å oppbevare dokumentasjonen, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 26.

Det er videre slik at bedriftens ansatte og de tillitsvalgte har rett til innsyn i dokumentasjon om likestillingsarbeidet dersom det er nødvendig for å undersøke om aktivitetsplikten er overholdt. Merk at dersom innsynet innebærer tilgang til opplysninger om enkeltansattes lønn, etnisitet, religion, livssyn, nedsatt funksjonsevne, seksuell orientering, kjønnsidentitet, så skal den som mottar opplysningene undertegne en taushetserklæring. Arbeidsgiver skal også informere vedkommende ansatte om hvilke opplysninger som er utlevert, til hvem og grunnlaget for utleveringen (likestillings- og diskrimineringsloven §§ 26, jf. 26 b.). Likestillings- og Diskrimineringsombudet og Diskrimineringsnemnda har rett til innsyn og vil kunne sette frist for innsyn. Forskere vil i utgangspunktet ha saklig grunnlag for innsyn i forskningsøyemed.

Kilde: finansnorge.no

Tall på midlertidige stillinger, finner du i DBH. Se også UH-loven § 6-5. 

Midlertidige stillinger i akademia kan være et utfordrende tema gitt at det fortsatt finnes en stor andel menn og kvinner som er ansatt i midlertidige vitenskapelige stillinger. Kunnskapsdepartementet har kommet med en rekke føringer, bl.a. Strategi for forskerrekruttering og karriereutvikling som beskriver kommende utfordringer i karriere- og rekrutteringsfeltet fra 2021, og innsatsområdene. Kunnskapsdepartementets rapport «Tiltak for reduksjon av midlertidighet i UH-sektoren» fra 2019 gir en rekke eksempler på beste praksis-tiltak fra sektoren samt en rekke andre tiltak anbefalt av arbeidsgruppen.

Se også forslag fra stillingsstrukturutvalget (Universitets- og høgskolerådet, Forskerforbundet, Akademiet for yngre forskere og Komité for kjønnsbalanse og mangfold i forskning): En helhetlig stillingsstruktur i akademia: Fleksible karriereløp for akademiske stillinger i fremtidens UH-sektor.

Kartlegging av ufrivillig deltid

Formålet med kartleggingen er å fremme en heltidskultur og likestilling. Med ufrivillig deltidsarbeid menes deltidsarbeid hvor den ansatte ønsker og er tilgjengelig for å jobbe mer. En måte å få oversikt over ufrivillig deltidsarbeid på er å gjennomføre samtaler med bedriftens deltidsansatte, for eksempel som en del av medarbeidersamtalene. Det er også mulig å gjennomføre anonyme undersøkelser blant ansatte. For å få en indikasjon på ufrivillig deltid, kan man også be avdelinger, fakulteter og institutter rapportere på om ufrivillig deltid har vært på agendaen det siste året, eller om de har registrert henvendelser fra ansatte om temaet.

Det er viktig å gjøre en grundig vurdering av hvem som skal være med i datagrunnlaget. Skal man ta med ansatte som er tilsatt i små timelærerstillinger som det kan antas  har en fulltidsstilling et annet sted? Still spørsmålene på en slik måte at man får kartlagt det man er ute etter. Dersom en person ønsker å jobbe mer, men ikke kan på grunn av for eksempel helsemessige årsaker, er det viktig at spørsmålsstillingen avdekker dette. Noen institusjoner unngår kartlegging via spørreundersøkelser fordi det kan vekke en forventning om at respondenten som ønsker å jobbe mer, vil bli tilbudt en større stilling uten at dette er noe som kan innfris.

Se forslag til spørsmål som kan inngå i en kartleggingsundersøkelse av ufrivillig deltid (DOCX, 24 kB).

Rapportere på ufrivillig deltid

Ved små institusjoner der det er få personer i deltidsstillinger, vil det av personvernmessige årsaker ikke være hensiktsmessig å rapportere på ufrivillig deltid. Da kan man i stedet si noe om hvordan man jobber generelt på institusjonen for å unngå ufrivillig deltid.

Kilder: finansnorge.no og ldo.no

I lovendringen som kom 1. januar 2020 er aktivitetsplikten forsterket slik at arbeidet med å kartlegge risiko og hindre for likestilling (bokstav a) også skal omfatte en lønnskartlegging og en kartlegging av ufrivillig deltid. Dette skal skje minimum hvert annet år. 

Formålet med lønnskartleggingen er å identifisere lønnsforskjeller mellom kvinner og menn på ulike nivåer i organisasjonen. Kartleggingen skal omfatte opplysninger om all lønn, dvs. arbeidsvederlag og alle goder og fordeler som arbeidsgiver yter, slik som bonus, fri telefon, rabattordninger, tjenestepensjon etc. Kartleggingen skal oppfylle følgende minstevilkår:

• Alle ansatte skal omfattes
• De stillingskategorier bedriften opererer med skal være utgangspunkt for å identifisere sammenlignbare stillinger. Alternativt skal annen hensiktsmessig oversikt over stillingsplassering benyttes. Se anbefalte stillingskategorier for universiteter, høyskoler og forskningsinstitutter (under).
• Stillingsgruppene skal omfatte stillinger med samme arbeid og arbeid av lik verdi. Det vil si arbeid som ut fra kompetansekrav, anstrengelse, ansvar og andre forhold kan anses som likeverdig.

Arbeidstakere utfører likt arbeid når de utfører samme eller nesten samme arbeidsoppgaver. For å finne frem til stillinger som er av «lik verdi», skal det gjøres en helhetsvurdering der følgende vektlegges:

• Kompetansen som er nødvendig for å utføre arbeidet i stillingen
• Ansvar som ligger til stillingen
• Arbeidsforhold og anstrengelse
• Ev. andre relevante faktorer

Det betyr at to ulike stillinger kan være av lik verdi selv om stillingene krever ulik fagbakgrunn eller om lønnen reguleres i ulike tariffavtaler. Når stillingsgruppene settes sammen skal det fokuseres på innholdet i stillingen og krav til arbeidet, ikke kompetanse eller ansiennitet hos den personen som utfører arbeidet/besitter stillingen i dag. Se anbefalte stillingskategorier for universiteter, høyskoler og forskningsinstitutter. (se tekst nedenfor)

• Kartleggingen skal baseres på en sammenligning mellom lønnsopplysninger for menn og kvinner i hver stillingsgruppe. De ansatte skal ha en reell mulighet til å sammenligne sin lønn med gjennomsnittet for egen stillingsgruppe.
• Kartleggingen skal gi informasjon både om kjønnsbalanse i virksomheten og om gjennomsnittslønn for menn og kvinner i de ulike kategoriene.
• Ansattes representanter skal sikres en reell mulighet til å delta i planleggingen og evalueringen.

Mange virksomheter spør om hvordan man skal ivareta den enkelte ansattes personvern. Lite åpenhet og transparens rundt lønn bidrar til å opprettholde utfordringer knyttet til likestilling og likelønn. Likestillings- og diskrimineringsloven § 26 gir et gyldig behandlingsgrunnlag for lønnskartlegging og offentliggjøring av lønnsnivå til ansatte på samme nivå. Likevel vil det være nødvendig med minimum fem personer i hver kategori for at man skal kunne offentliggjøre tallene. Hvis det er færre enn fem i hver kategori, må lønnsforskjellene forklares i prosaform.

Se Bufdirs maler for forenklet lønnskartlegging. 

Resultatet av lønnskartleggingen skal inneholde opplysninger om resultatene etter lønnskartleggingen fordelt på kjønn. Redegjørelsen skal ikke kunne identifisere lønn på individnivå og må derfor tilpasses antall ansatte innenfor de ulike nivåene. Dersom det ikke er mulig å anonymisere resultatet av kartleggingen skal den heller ikke offentliggjøres.

Kilder: bufdir.no, ldo.no og finansnorge.no

Sammenslåtte institusjoner, som består av tidligere universiteter og høyskoler, må gjøre et tilpasset utvalg av stillingskategorier.

Anbefalte stillingskategorier for høyskoler: førstelektor, høgskolelektor, høgskoledosent, stipendiat, postdok, førsteamanuensis, professor. Toppledere (rektor/prorektor dekan og direktør)

Anbefalte stillingskategorier for universiteter: stipendiat, postdok, førsteamanuensis, professor førstelektor, universitetslektor, dosent dekan Toppledere  (rektor/prorektor dekan og universitetsdirektør)

Anbefalte stillingskategorier for forskningsinstitutter: forsker 1, 2 og 3. Lederstillinger. NIFUs rapport «Kjønnsbalanse i instituttsektoren» fra 2020 gir også antydninger om hvilke kategorier som er sentrale her.

Uttak av foreldrepermisjon måles i gjennomsnittlig antall uker foreldrepermisjonen for kvinner og menn i regnskapsåret. Disse tallene finnes ved å legge sammen antall uker kvinner og menn har tatt ut foreldrepermisjon i løpet av året og dele det på antall kvinner og menn som har tatt ut foreldrepermisjon.

Hvis noen av de ansatte har tatt ut permisjon som graderte foreldrepenger, regnes disse om til hele uker. Det vil si at 50 prosent deltidspermisjon i fire uker regnes som to uker foreldrepermisjon.

Det kan også være lurt å undersøke hvor mange kvinner og menn (antall) som har tatt ut foreldrepermisjon, og hvor mange av disse som har tatt ut gradert foreldrepermisjon.

Kilde: bufdir.no

Et eksempel på hvordan en institusjon rapporterer på foreldrepermisjone, illustrert ved Universitetet i Bergen: Universitetet i Bergens likestillingsstatistikk

Se også begrepsavklaringer på foreldrepermisjon og graviditet.

Arbeidsgiver skal ikke hente inn opplysninger om ansattes etnisitet, religion, funksjonsnedsettelse, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk eller seksuell orientering hos ansatte, jobbsøkere eller studenter. Dette regnes som svært personsensitive opplysninger etter personopplysningsloven.

Det finnes imidlertid en rekke kilder man kan bruke for å kunne gi en indikasjon som kan brukes i kartlegging og oppfølging av tiltak:

• Si-fra-knappen på institusjonens nettsider
• ShoT-undersøkelsen
• Mobbing og trakassering i UH-sektoren
• Studentombudet
• Arbeidsmiljøundersøkelser
• Bedriftshelsetjenesten
• DIKUs studentstatistikk om innvandrere per institusjon Det er fire tabeller i HK-dirs statistikk som inneholder relevant informasjon om innvandrerstudenter i vedlegg til tilstandsrapporten. Det finnes også tekst om dette i selve tilstandsrapporten. https://hkdir.no/rapportar/tilstandsrapport-for-hoeyere-utdanning-2022 (ny statistikk kommer i mai hvert år)

Komité for kjønnsbalanse og mangfold i forskning (Kif-komiteen) oppfordrer universitetene, høgskolene og forskningsinstituttene til å lage handlingsplaner for å oppfylle likestillings- og diskrimineringsloven. Kif-komiteen har derfor laget en nettside med videoer som forklarer hvorfor og hvordan man bør lage handlingsplaner for likestilling.

Kif-komiteen har også en egen ressursside om handlingsplaner for likestilling og mangfold. Nederst på siden er det eksempler på handlingsplaner fra universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter.

Forskningsrådet har vedtatt å innføre de samme kvalifiseringskravene for forskningsmidler som EU i Horisont Europa. Fra 2022 må alle som får tildelt forskningsmidler fra forskningsorganisasjoner og offentlig sektor ha en handlingsplan for likestilling for å få finansiering fra Forskningsrådet. På kifinfo finnes det mer informasjon om kravene i Horisont Europa og Forskningsrådet.

Tips til implementering, oppfølging og gjennomføring av tiltak:

• Arbeidet bør forankres i ledelsen, og det bør tydeliggjøres hvem (ledere, tillitsvalgte etc.) som har ansvar for oppfølging. Ledere har – og er – nøkkelen til å gjøre likestilling til en prioritet. En forutsetning for at det kan skapes varige struktur- og kulturendringer er en bevisst og likestillingsorientert ledelse.
• Lag en god struktur for arbeidet og en plan for ansvarsfordeling og oppfølging. Kan handlingsplaner og tiltak implementeres i et årshjul som vil gjøre dokumentering, oppfølging enklere og at eventuelle justeringer kan gjøres tidsnok før ny rapportering? Se også Bufdirs eksempel på årshjul og plan for arbeidet.
• Sett av nok ressurser – både til stillinger og tiltak.
• Sett kortsiktige og langsiktige mål. Målene må være basert på de utfordringene som er identifisert ved institusjonen, og de må være realistiske. Ved å ha både kortsiktige og langsiktige mål er det lettere å oppnå resultater som kan motivere for det langsiktige arbeidet
• De fleste institusjonene legger likestillingsrapporten som vedlegg til årsrapporten. For å få mer fokus og tyngde på rapporten, kan det være en fordel at den fremmes som egen sak til styret.

Flere råd finner du under Kif-komiteens anbefalinger for kjønnsbalanse.

Eksempler på årsrapporter:

• Se Forskningsrådets nettsider for eksempler om årsrapporter fra forskningsinstituttene
• Universitetet i Bergen – årsrapporter
• Rapporter om likestillingsarbeidet ved Universitetet i Oslo

Se også UiOs nettside om likestillingspolikk

• Norges musikkhøgskole
• Handelshøyskolen BI
• Politihøgskolen

Eksempler på handlingsplaner:

Nederst på kifinfos side finner du eksempler på handlingsplaner fra universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter.

Lovverket om redegjørelsesplikten stiller mange og ganske detaljerte krav til dokumentasjon. Et dilemma for mange som skriver årsrapporter er at de mangler data på enkelte felt. Andre, for eksempel store institusjoner, fremhever at de har data, men å lage en rapport som er i samsvar med lovkrav blir så overveldende at få har kapasitet til å lese den. Her er det viktig å avveie hva som er hensiktsmessig mot det som er et fyllestgjørende svar på lovkrav.

Institusjonen bør sortere rapportering ut fra to prinsipper: Hva gir en god beskrivelse av likestillingsutfordringer (jf. aktivitetsplikten) og hvilke kategorier svarer til institusjonens prioriteringer og mål på feltet?

Hvis det er for mye data, er kanskje svaret å sortere det inn i grupper av data som er mest relevante.

Hvis man mangler data om noe som er påkrevd, er minimumsløsningen å si at data mangler. Et alternativ er si at man skal følge det opp neste år eller undersøke det i løpet av handlingsplanperioden, hvert 3. år e.l. Det er også mulig å skrive en kort beskrivende tekst om at det mangler data på egen institusjon, men trekke frem at det foreligger relevante kartlegginger eller forskning.

Likestillings- og diskrimineringsombudet har ansvar for veiledning og oppfølging av aktivitets- og redegjørelsesplikten, og LDO kan kontaktes for veiledning.