Mandat og retningslinjer
Styret for Universitets- og høgskolerådet gjorde på møtet 6. juni 2013 i sak 051/13 vedtak om å etablere et norsk nettverk for forskningsadministrasjon. Mandatet er sist oppdatert 28.03.2025 av UHR Forsknings arbeidsutvalg.
Mandat for
Norsk nettverk for forskningsadministrasjon
Norwegian Network for Administration and Research Management
NARMA
§ 1. Formål
Norsk nettverk for forskningsadministrasjon (NARMA) er organisert under Universitets- og høgskolerådet (UHR) Forskning. NARMA skal bidra til kompetanseheving, karriereutvikling og kvalitetsheving for forskningsadministrasjon ved UH-institusjonene.
Dette skal oppnås ved å skape møteplasser og aktiviteter for gjensidig læring, kunnskapsutveksling og profesjonalisering av forskningsadministrasjon.
§ 2 Organisasjon
NARMA er etablert som et nettverk under UHR
UHRs styre vedtar mandat og eventuelle retningslinjer for nettverket. Nettverket rapporterer til UHR Forskning.
Nettverkets øverste beslutningsorgan er årsmøtet. NARMA har i tillegg et eget arbeidsutvalg, og et sekretariat.
Sekretariatsfunksjon for NARMA legges til en av UHRs medlemsinstitusjoner.
Nettverkets engelske navn er: Norwegian Network for Research Management and Administration
Akronym: NARMA (note)
§ 2. 1. Medlemskap
Alle UHRs medlemsinstitusjoner er automatisk medlemmer av nettverket. Alle medlemsinstitusjoner har en NARMA kontaktperson som skal være bindeleddet mellom NARMA og medlemsinstitusjonen. Kontaktpersonen er ansvarlig for å spre relevant informasjon ved egen institusjon og skal være representant for egen institusjon i årsmøtet. Kontaktpersonene vil være listet opp på NARMAs nettsider.
Norges forskningsråd har tegnet institusjonsmedlemskap i NARMA gjennom en egen samarbeidsavtale. Det er mulig å etablere samarbeidsavtaler med NARMA for andre institusjoner utenfor UH-sektoren, søknad om dette må godkjennes av UHR Forskning.
NARMAs arrangement og tiltak vil være åpne for personer utenfor UH-sektoren gitt kapasitet.
§2.2 Målgruppe
NARMAs målgruppe er personer som jobber med forskningsadministrasjon på alle nivå ved norske institusjoner, slik som:
rådgivere, konsulenter, universitetsbibliotekarer og andre saksbehandlere som støtter opp om forskning
ledere med ansvar for planlegging, utvikling og koordinering av strategi og administrasjon av forskning
§ 3. Organisering og oppgaver
§ 3.1 Årsmøtet
Det innkalles til årsmøte for alle medlemmene én gang i året, i tiden rundt årskonferansen. Møtet er åpent for alle som ønsker å delta fra medlemsinstitusjonene. Kontaktperson for medlemsinstitusjonen representerer medlemsinstitusjonen på årsmøtet, alternativt en som får delegert ansvar som årsmøtedelegat.
Innkalling og sakliste sendes ut senest to uker før årsmøtet. Innkalling skjer elektronisk og kunngjøres også på UHRs og NARMAs nettsider.
Årsmøtet behandler blant annet følgende saker:
orientering fra arbeidsutvalget om aktiviteter og resultater fra det foregående år, herunder økonomisk oversikt
plan for arbeidet i det kommende år, inklusive budsjett
valg av leder for nettverket, samt representanter til NARMAs arbeidsutvalg
eventuelt innkomne forslag
oppnevning av valgkomité
godkjenning av regnskap
Ved ev. stemmegivning har hver medlemsinstitusjon én stemme. Observatører og andre deltakere har talerett, men ikke stemmerett.
§ 3.2 NARMAs arbeidsutvalg (AU)
Valg av NARMAs arbeidsutvalg foretas på årsmøtet. Oppnevningsperiode starter fra årsmøtets slutt, hvis ikke annet er bestemt av årsmøtet. Oppnevningsperioden for arbeidsutvalgets medlemmer er tre år med mulighet for forlengelse en periode. Oppnevningsperioden kan ikke gå ut over vedkommendes funksjons-/tilsettingsperiode i UH-sektoren.
Valget foretas på grunnlag av innstilling fra valgkomitéen.
Arbeidsutvalgets sammensetning skal i størst mulig grad gjenspeile representasjonen i nettverket, både når det gjelder institusjons- og stillingstype, og geografi.
Arbeidsutvalget består av ti medlemmer, inkludert NARMAs leder og nestleder. Observatører inviteres etter behov.
For å sikre nødvendig kontinuitet og fornyelse bør 2-3 medlemmer av arbeidsutvalget være på valg hvert år.
Arbeidsutvalget har som hovedoppgave å ivareta og styrke utviklingen av nettverket, blant annet ved å:
arrangere konferanser, workshops og kurs
bidra til utvikling av gode administrative nettverk både mellom norske UH-institusjoner og mot nasjonale og internasjonale samarbeidspartnere
Arbeidsutvalget kan nedsette underutvalg og arbeidsgrupper ved behov.
Deltakelse i NARMAs arbeidsutvalg skal være innenfor rammene av eksisterende stilling, skal være skriftlig godkjent av arbeidsgiver, og er hovedsakelig ikke kompensert. Reisekostnader tilknyttet arbeidsutvalgets arbeid dekkes av NARMA.
Referater offentliggjøres på NARMAs nettsider.
§ 3.3. Leder og nestleder
Valg av NARMAs leder foretas på årsmøtet, og arbeidsutvalget konstituerer selv en nestleder i etterkant av årsmøte. Valgperioden starter fra årsmøtets slutt, hvis ikke annet er bestemt av årsmøtet. Oppnevningsperioden for arbeidsutvalgets leder og nestleder er tre år med mulighet for forlengelse en periode.
Det avholdes møte mellom UHR Forsknings arbeidsutvalg og NARMAs leder og/eller nestleder minimum én gang årlig.
Det forventes at leder eller nestleder av AU deltar aktivt internasjonalt. Inntil to reiser for leder og nestleder til årskonferanser arrangert av NARMAs søsterorganisasjoner kan dekkes av NARMA.
§ 3.4 Valgkomité
Valgkomiteen skal bestå av 3 medlemmer, hvorav minst ett medlem må være tidligere NARMA AU-medlem. Virketid for valgkomiteens medlemmer er 3 år. Det skal være kjønnsbalanse. Medlemmene skal representere ulike medlemsinstitusjoner med geografisk spredning. Valgkomiteen velger selv sin leder.
Det skal være transparens i valgkomiteens arbeid, og mulighet til å gi innspill til nye medlemmer til arbeidsutvalget skal deles med medlemsinstitusjonene.
§ 3.5 Sekretariatet
Sekretariatet for NARMA legges til en av medlemsinstitusjonene for tre år av gangen. Sekretariatets oppgaver er å følge opp beslutninger fattet av årsmøtet eller AU, som:
praktisk tilrettelegging av kurs, konferanser og seminarer
forberedelse og etterarbeid i tilknytning til årsmøte og AU-møter
forvalte NARMAs nettsider, sosiale medier og kommunikasjonskanaler i samarbeid med UHR
ha fortløpende oversikt over budsjett og føre regnskap for NARMA
§ 4. Kommunikasjon
Informasjon om nettverket og nettverkets aktiviteter (organisasjon, nyheter, møteinnkallinger, dokumenter og lignende) er tilgjengelig på NARMAs nettsider. Løpende oppdatering og vedlikehold av NARMAs nettsider gjøres av NARMAs sekretariat i samråd med UHRs sekretariat.
§ 5. Finansiering
NARMAs aktiviteter (som konferanser, seminarer, kurs og workshops) vil generelt sett være selvfinansierende gjennom deltakeravgift. Aktivitetene vil hovedsakelig være åpne, men ved begrenset kapasitet vil deltakere fra medlemsinstitusjoner bli prioritert.
Drift av NARMA dekkes gjennom et tillegg til UHRs medlemskontingent. Budsjett og regnskap, sammen med status for nettverket legges frem for UHR Forskning én gang per år.
________________________________________
Note 1: Akronymet NARMA er valgt fordi det finnes flere internasjonale ’søster-nettverk’ med samme formål, både nasjonalt (ARMA: Storbritannia, DARMA: Danmark, FINN-ARMA: Finland, Ice-ARMA: Island) og europeisk (EARMA).