Fakultetet ved dekan avgjør etter en samlet vurdering om prøveforelesning og disputas skal gjennomføres eller utsettes. Det er ikke et krav at prøveforelesningen er offentlig, men selve disputasen må være offentlig for å være gyldig. Dette kravet kan ikke fravikes, men under følger beskrivelser av hvordan dette nå kan oppfylles.

Heldigital disputas kan gjennomføres:

• Disputas kan gjennomføres heldigitalt dersom fysisk tilstedeværelse er umulig grunnet koronasituasjonen. Dekanen avgjør om disputas skal gjennomføres fysisk i et lokale eller heldigitalt. Fakultetet organiserer og legger til rette for disputas. 
• Fysisk oppmøte i et eventuelt disputaslokale ved institusjonen skal begrenses til et absolutt minimum. Ved spørsmål kontakt sikkerhetsleder. For å sikre gjennomføring av disputasen, organiserer fakultetet den fysiske deltakelsen fra nødvendig administrativt og teknisk personale.
• Dersom det skal benyttes et disputaslokale ved institusjonen skal Eiendomsavdelingen ha beskjed om tid og sted for gjennomføring av disputas i god tid på forhånd.

Ved diskusjon i et digitalt rom, er det viktig å være klar over risikoen for teknisk avbrudd, unødig støy og forsøk på sabotasje utenfra. Vi ber komiteene og disputasens leder på forhånd ha avklart at prøveforelesning/disputas kan avbrytes grunnet slik forhold.

Deltakelse og presentasjoner:

• Ph.d.-kandidaten, disputasleder og de tre medlemmene av bedømmelseskomiteen må som minimum delta i prøveforelesning og disputas.
• Disputasens leder og komiteens leder skal fungere som moderatorer også ved en digital avvikling.
• Dersom institusjonens interne medlem ikke kan delta, kan fakultetet oppnevne et settemedlem (et nytt internt medlem) til bedømmelseskomiteen. Dersom et av de eksterne medlemmene av komiteen ikke kan delta, kan institusjonens interne medlem tre inn som stedfortreder og fylle opponentrollen.
• Digitale presentasjoner må kunne deles med alle deltakere og publikum.
• Deling av avhandlingen før disputas er også mulig å få til (ofte krav om tilgjengeliggjøring 2 eller 3 uker før disputas). Dette løses ved at det informeres om muligheten til å få tilsendt en PDF-versjon av avhandlingen på disputasoppslaget på nett, med kontaktinformasjon til en som kan sende ut avhandlingen. En slik løsning vil ikke bryte med ev. rettigheter forlag har til publiserte artikler. 

Krav om offentlig disputas:

• Krav til offentlighet kan dekkes ved at publikum gis adgang til å følge disputasen som strømming i sanntid av lyd og video. 
• Spørsmål fra publikum (ex-auditorio) må kunne stilles via den digitale plattformen eller via e-post.
• Det anbefales å spørre institusjonens IT-avdeling, om det er nødvendig å begrense antallet deltakere i det digitale rommet som disputasen gjennomføres i. Dette for å redusere risiko for tekniske problemer.

Digitale plattformer:

Tekniske konferanseløsninger kan være Teams eller Zoom. Skype for Business kan også benyttes. (Se f.eks. UiOs veiledning for bruk av Zoom.)

Annonsering av disputas må inneholde:

• Grunnet koronaepidemien og medfølgende restriksjoner, er det begrensninger på fysisk deltakelse under disputasen.
• Informasjon om digital tilgang til (prøveforelesning og) disputas, inkludert info om den digitale plattformen som benyttes.
• Hvordan man får tilgang til den godkjente avhandlingen. Dette kan for eksempel gjøres ved å sende PDF-versjon av godkjent avhandling per e-post eller dele dokument via Office365 OneDrive med innmeldte deltakere.
• Hvordan man kan opponere ex auditorio.
• Hvem som kan besvare spørsmål i forkant av (prøveforelesning og) disputas.

Disputasen må avlyses dersom ett av følgende inntreffer:

• Institusjonens interne medlem/settemedlem i komiteen ikke kan delta.
• Ett av de eksterne komitemedlemmene (eller internt medlem som er stedfortreder i opponentrollen) ikke kan delta i disputasen.